Советы от Microsoft по управлению электронными сообщениями
У активных Интернет-пользователей в папке «Входящие» наверняка накапливается много электронных сообщений. И когда их число становится слишком велико, человек поневоле откладывает решение задачи упорядочивания электронных писем. Шутка ли – разобрать парочку тысяч сообщений. На самом деле, средства современных почтовых клиентов и некоторые полезные советы позволят держать свою переписку в порядке и всегда оперативно реагировать на самые важные сообщения.
1. Правильная организация
Все входящие письма можно разделить на две большие группы. Это справочная информация и информация, на основе которой нужно принимать решения. Письма первого типа не требуют мгновенных действий, эта информация будет использоваться получателем для дальнейшей работы. Письма второго типа требуют от получателя определенные действия, например, отправка ответа – сразу же или через некоторое время. Такие письма стоит отсортировать, например, по тематике, видам деятельности или проектам и пометить специальным образом. К таким письмам можно применить дальнейшие шаги по управлению электронной корреспонденцией.
2. Выделение времени для обработки и организации электронной почты
Электронная переписка – это такой же вид деятельности, как разговоры с деловыми партнерами по телефону или бизнес-ланчи. На нее нужно выделять время в сетке рабочего дня. Однако об этом часто забывают, и работа с письмами является стихийной, неорганизованной. В рабочем расписании стоит выделить определенное время, посвященное только обработке электронной корреспонденции, и тогда можно будет избежать хаоса электронной переписки.
3. Одно письмо за раз
Работа с электронными письмами не терпит многозадачности. Обрабатывая одно письмо за раз, можно достичь лучших результатов, нежели при работе сразу с несколькими письмами. Еще проще, когда обрабатываемые письма связаны между собой, например, одной темой или отправителем. Для этого вначале нужно отсортировать сообщения по нужному полю (дата, тема, отправитель) и после этого приступать к обработке.
4. Модель принятия решений «4D»
Хорошей находкой при работе с электронными письмами может стать модель принятия решений «4D». Эта модель предусматривает, что каждое письмо можно обработать за одно действие: «Delete it» (Удалить), «Do it») (Сделать), «Delegate it» (Делегировать) или «Defer it» (отложить).
Первое действие выполняется с письмами, которые уже не значимы для дальнейшей работы или содержат устаревшую информацию. Вариант «Do It» (Сделать) можно использовать в том случае, если письмо не требует сложных действий. В некоторых случаях письмо и поставленную в нем задачу стоит делегировать своим подчиненным или коллегам. Если же письмо требует сложных действий, его стоит отложить.
Использование модели «4D» позволяет очень легко справиться с большим количеством электронной почты. Исследования свидетельствуют, что таким образом можно обрабатывать около 100 электронных писем в час. Статистика работы с электронной почтой показывает, что 50% писем могут быть безболезненно удалены, 30% можно делегировать другому человеку или выполнить для них простые действия, требующее менее 2 минут, 20% писем можно отложить и обработать позже.